העברת מסרים בתקשורת פנים ארגונית

תפתחו את המייל והוואטסאפ של עובד ממוצע אצלכם. עשרות הודעות, ועוד אפליקציה של החברה. רוב התקשורת הפנים ארגונית עוברת היום ככה, וזה נוח. העברת מסרים הפכה לעניין של שתי שניות. ואז מנהל שולח הודעה על שינוי גדול בשלוש שורות, ומתפלא שהצוות נסער, או שלא קרה כלום.

העברת מסרים במייל ובאפליקציה: מה הטכנולוגיה יודעת ומה לא

טכנולוגיה לא יכולה להעביר רגש. זה לא משנה אם זה בוואטסאפ, וזה לא משנה אם זה במייל. היא יכולה לקצר לי את הזמן, היא יכולה לייעל תהליכים. אבל כשמדברים עם אנשים, אז מדברים עם אנשים.

אני לא נגד טכנולוגיה. אני נגד להשתמש בה במקום בן אדם. הקשר של העובדים שלכם לארגון, התחושה שהם שייכים, לא נבנים מהודעות. מילה טובה מרימה, והכוונה ביחס אישי וחם. את זה קשה לשלוח בקובץ מצורף.

שלוש החלטות לפני כל הודעה

רוב המנהלים מתייחסים להודעה לצוות כאל חובה יומיומית. תסתכלו עליה אחרת: כל הודעה היא הזדמנות להשפיע על האנשים שלכם. ולהשפיע, זה התפקיד שלכם.

זה לא לוקח יותר זמן. אחרי כמה פעמים זה נעשה אוטומטי.

1. מה המטרה של ההודעה הזו? כל פעם מחדש. עדכון? בקשה? שינוי שאתם צריכים שאנשים יקבלו?
2. למי היא מיועדת? כולם, או צוות אחד? ואיך מדברים אצלכם? טקסט שמתאים להנהלה לא תמיד מתאים למחלקת המכירות.
3. איזה כלי מתאים לה עכשיו? קודם מחליטים מה רוצים להשיג, ורק אז בוחרים דרך. לא הפוך.

העברת מסרים בתקשורת פנים ארגונית: לשלב ערוצים

יש הרבה מעבר למיילים. הנה איך אני מסתכל על זה:

• הודעה או מייל. עדכון, לוח זמנים, נוהל. מידע שצריך לחזור אליו.
• שיחה פנים מול פנים. כל מה שנוגע לאדם: שכר, תפקיד, ביקורת, שינוי שיכול להכעיס. מול רגש תהיו שם, ותקשיבו לרגש שמתלווה לתוכן.
• ישיבה או מצגת. מסר שצריך להישאר. שניים-שלושה מסרים, שחוזרים לפחות שלוש פעמים. ואל תקריאו שקפים.
• סדנה. כשהמטרה היא שאנשים יעשו משהו אחרת. מיומנות באה לידי ביטוי בתרגול, לא בהודעה.

ומה שהעובדים רואים עליכם בחוץ, ברשתות החברתיות, הוא גם מסר אליהם. אם מה שאתם מספרים ללקוחות לא דומה למה שקורה בפנים, הם ישימו לב ראשונים.

אותו מסר, ארבעה אנשים

גם כשבחרתם ערוץ נכון, לא כולם קוראים אותו דבר. אי אפשר לדבר עם כולם באותה גישה. אי אפשר. העובד הישיר רוצה את השורה התחתונה בשורה הראשונה. העובד שאוהב נתונים ישאל עוד עשר שאלות, אז צרפו את הפרטים מראש. העובד הרגשי צריך לדעת שמעריכים אותו. והעובד ששונא עימותים לא יגיד לכם שמשהו מפריע לו, אז תשאלו אותו.

בשביל זה צריך להכיר את האנשים שלכם, וזה תפקיד של מנהל, לא של מערכת. בסדנת סגנונות תקשורת והשפעה אנחנו לומדים לזהות את זה ולדבר בשפה של מי שמולכם.

יש משפט שאני חוזר עליו: איכות התקשורת שלנו קובעת במידה רבה את איכות החיים שלנו. בעבודה זה נכון אפילו יותר, כי שם אנחנו מבלים את רוב היום.

הצעד שלכם: עברו על עשר ההודעות האחרונות ששלחתם לצוות. כמה מהן היו צריכות להיות שיחה? ומה מהן אפשר היה בכלל לא לשלוח?

דודי בורבה

מרצה ומדריך מכירות, ומחבר הספר "נקודת פריצה". כבר 28 שנים שאני חי את השטח, ומשנת 2010 מעביר סדנאות, הדרכות והרצאות בארגונים ובעסקים. עוד עליי